Das schnelle Wiederfinden von abgelegten Informationen ist für viele Anwender einer der wichtigsten Aspekte für das Einführen von digitalen Lösungen. Dieser Wunsch lässt sich mit verschiedenen Mitteln erfüllen. Die wichtigsten drei werden von den meisten Herstellern zur Auswahl angeboten, oft auch in Kombination.
- Explorer-Suche
Ihr großer Vorteil: Die Baumstruktur.
Jeder PC-Anwender kennt sie. Sie ist allgemein vertraut.
Ihr großer Nachteil: die Baumstruktur!
Kaum jemand kann die von Kollegen aufgebauten Strukturen im Detail nachvollziehen.
Kaum jemand schafft es, selbst geschaffene Strukturen auf Dauer exakt zu rekapitulieren.
Die Folge: Es bleibt beim Suchen, Finden dauert. - Datenbank-Suche – Schlagwort-Suche
Sie findet immer mehr begeisterte Anhänger.
Ihr großer Vorteil: Aus Suchen wird immer Finden!
Beim Ablegen werden Informationen über die Dokumente (Indexwerte, Schlagwörter) in Datenbankfelder eingetragen. In den meisten Fällen erfolgt dies automatisch, bei individuellen Dokumenten, wie sie z.B. in Sekretariaten anfallen, müssen die wenigen Schlagworte manuell eingegeben werden. Oft unterstützt durch die Möglichkeit von OCR, bzw. copy and paste.
Um Dokumente wiederzufinden genügt es meist, einen oder wenige der Suchbegriffe in eine Suchmaske einzugeben. Trifft der oder alle Begriffe zusammen auf mehrere Dokumente zu, werden diese in Ergebnislisten mit allen Ablagekriterien angezeigt. Spätestens hier wird man fündig. Selbst wenn sehr wenige Details über das gesuchte Dokument bekannt sind – länger als eine halbe Minute kann das Finden nicht dauern.
Ihr großer Nachteil: Die Anwender müssen umdenken!
(Umparken im Kopf, wie ein Werbeslogan es ausdrückt!) - Volltext-Suche
Davon träumen alle Anwender: Man tippt – ähnlich wie bei Google – einen oder ein paar Suchbegriffe in ein Feld und das gewünschte Ergebnis, bzw. Dokument erscheint am Bildschirm. Die ersten Anbieter von Archivsystemen auf dem Markt haben auch prompt versucht, diesen Wunsch zu erfüllen. Was im ersten Schritt aber niemand bedacht hat ist, dass das Suchergebnis eben ausfällt wie bei Google. Die Trefferzahl ist (zu) groß.
Moderne Archivsysteme bieten meist alle drei Recherchemöglichkeiten.
Im betriebswirtschaftlichen Umfeld ist Datenbanksuche die bessere Wahl – es sein denn, es gibt einen eindeutigen Suchbegriff und dieser ist bekannt, eine Belegnummer zum Beispiel. Hilfreich kann auch eine Kombination von beidem sein: Per Schlagwortsuche (Datum von bis, Nummernkreis) eine Vorauswahl treffen und innerhalb dieser im Volltext nach den gesuchten Details recherchieren.
Volltextsuche ist heute aber nicht mehr gleich Volltextsuche. Seit ein paar Jahren machen leistungsstarke, intelligente Systeme Furore. Sie ermöglichen strukturierte Abfragen weit über die Booleschen Operatoren hinaus und liefern gewichtete Ergebnisse. Dazu bieten sie á la Google die relevanten Textpassagen zur Begutachtung an. Die Fähigkeiten dieser Systeme gehen in der Regel weit über die Anforderungen der DMS-Anwender hinaus. Im wissenschaftlichen, juristischen und steuerlichen Umfeld leisten sie dagegen wertvolle Dienste.
1.10.2014
Walter Steigauf, UnITeK GmbH.